Cuánto cobrar por el cuidado en el hogar: arme su tarifa privada a partir de sus propios costos

Empiece por el salario que paga por el servicio. Después súmele lo que la ley y sus propias políticas agregan. Si contrata en Estados Unidos, la base son los impuestos federales sobre la nómina; en Canadá, hay varias capas más.

Si contrata personal en Estados Unidos

El empleador paga 6.2% de impuesto del Seguro Social sobre los salarios, hasta la base salarial de $184,500 en 2026, más 1.45% de impuesto Medicare, igual que la parte del empleado (IRS, Publicación 15 (se abre en una pestaña nueva)). El impuesto por desempleo y la compensación laboral salen de las tablas de impuestos sobre la nómina de su estado y del gobierno federal.

Si contrata personal en Canadá

• CPP (plan de pensiones): el empleador aporta la misma tasa que el empleado. En 2026 es 5.95% de los ingresos pensionables, hasta un aporte máximo del empleador de $4,230.45 (CRA, tasas del CPP (se abre en una pestaña nueva)). Son cifras de 2026; revise esa página para el año que está cotizando.
• EI (seguro de empleo): la prima del empleador es 1.4 veces la del empleado. La tasa del empleado en 2026 es 1.63%, o 1.30% en Quebec (CRA, tasas del EI (se abre en una pestaña nueva)). La tasa de 2027 ya está fijada en $1.64 por cada $100 de ingresos asegurables, o $1.29 en Quebec (ESDC (se abre en una pestaña nueva)).
• Quebec: los empleadores tienen su propio conjunto de aportes, que Revenu Québec (se abre en una pestaña nueva) detalla en su página de retenciones y aportes del empleador.
• Compensación laboral: la prima es una tasa por cada $100 de nómina, según la clase de industria de su agencia. El promedio no es su tasa, así que busque la de su clase. WSIB (se abre en una pestaña nueva) (Ontario) fijó su promedio de 2027 en $1.18 por cada $100 de ingresos asegurables, frente a $1.23 en 2026. WorkSafeBC (se abre en una pestaña nueva) fijó su tasa base promedio de 2027 en $1.55 por cada $100 de nómina, con 511 unidades de clasificación. WCB Alberta (se abre en una pestaña nueva) y la CNESST (se abre en una pestaña nueva) (Quebec) también cobran por cada $100, según la clase.
• Impuesto de salud del empleador: en Ontario (se abre en una pestaña nueva), los empleadores elegibles (nómina en Ontario menor de $5 millones, u organizaciones benéficas registradas) tienen una exención de $1 millón, compartida entre empleadores asociados. En Columbia Británica (se abre en una pestaña nueva), no pagan quienes tienen una remuneración de $1,000,000 o menos; entre $1,000,000 y $1,500,000 el impuesto es 5.85% del monto que excede $1,000,000; por encima de $1,500,000 es 1.95% del total, sin exención.
• Vacaciones y feriados: en Ontario, la paga de vacaciones (se abre en una pestaña nueva) es al menos 4% del salario bruto, y 6% después de cinco años de empleo. La paga de feriados se suma, y las reglas cambian según la provincia.

Su personal cobra horas que el cliente nunca ve en la factura. En la mayoría de las agencias, la más grande es el traslado entre visitas.

• Estados Unidos (se abre en una pestaña nueva): según el Departamento de Trabajo, el traslado de un lugar de trabajo a otro durante la jornada es tiempo compensable, y el empleador externo (la agencia) debe asegurarse de pagarlo. El trayecto normal de la casa al trabajo no es tiempo de trabajo.
• Ontario (se abre en una pestaña nueva): el tiempo de traslado durante la jornada es tiempo de trabajo. El trayecto desde la casa no lo es.
• Columbia Británica (se abre en una pestaña nueva): ir de un lugar de trabajo a otro durante la jornada es tiempo de trabajo. Llegar al primer lugar no se paga.
• Quebec (se abre en una pestaña nueva): la CNESST considera que la persona está trabajando durante un traslado que exige el empleador.

Los traslados no son el único hueco. Lleve registro también de estas horas, y revise las reglas de su estado o provincia para cada una:

• Inducción y capacitación
• Visitas de supervisión
• Reuniones de equipo
• Esperas entre visitas
• Notas terminadas después de la visita

Calcule su proporción facturable

1. 1

   Elija un periodo reciente

   Un periodo de pago completo o un mes de registros reales.

2. 2

   Sume las horas pagadas

   Todas las horas de las hojas de tiempo, incluidos traslados, capacitación y reuniones.

3. 3

   Sume las horas facturadas

   Solo las que llegaron a una factura de cliente.

4. 4

   Divida las horas facturadas entre las pagadas

   Si se facturaron 85 de cada 100 horas pagadas, su proporción facturable es 0.85. Divida su salario con cargas entre ese número.

Reglas de turnos cortos en Canadá

Algunas provincias obligan a pagar tiempo que quizá no pueda facturar. La regla de las tres horas (se abre en una pestaña nueva) de Ontario cubre al empleado que trabaja habitualmente más de tres horas al día, debe presentarse y trabaja menos de tres horas aunque estaba disponible: se le pagan tres horas a la tarifa normal. Columbia Británica (se abre en una pestaña nueva) exige programar al personal por al menos dos horas. En Quebec, la indemnización de 3 horas (se abre en una pestaña nueva) aplica cuando el empleador acorta el turno habitual de una persona, con excepciones importantes en el cuidado en el hogar, como quienes fueron contratados por periodos de menos de 3 horas. Una duración mínima de visita evita que estas reglas se coman su margen.

Los gastos generales son todo lo que paga y que no es una visita. Haga la lista de un año completo:

• Sueldos de oficina y de programación
• Seguros y renta
• Software
• Reclutamiento y verificación de antecedentes
• Marketing y contabilidad
• Vehículos, o kilometraje que no cobra al cliente

Divida el total anual entre las horas facturables que espera entregar ese año. Use un pronóstico realista, no su capacidad máxima.

El gasto general por hora baja cuando crecen las horas facturables, porque los mismos gastos de oficina se reparten más. Por eso equivocarse en el pronóstico cuesta en ambos sentidos. Si fija el precio con el volumen bajo de hoy, puede perder clientes que habría ganado. Si lo fija con el volumen que espera alcanzar, pierde dinero cada mes hasta llegar ahí.

El margen es la ganancia como parte del precio. El recargo es la ganancia como parte del costo. Se confunden con frecuencia, y el mismo 20% da dos precios distintos:

• Margen de 20%: costo ÷ 0.80. Con un costo de $33.24 (solo ejemplo), da $41.55.
• Recargo de 20%: costo × 1.20. Con el mismo costo, da $39.89.

Elija uno y déjelo por escrito, para que quien actualice la tarifa el año próximo use la misma regla. Aquí no encontrará un margen “típico”, porque un promedio no describiría su agencia.

Lo que el margen tiene que pagar es más fácil de definir: el crecimiento, las cuentas incobrables, el desfase entre pagarle al personal y cobrarles a los clientes, y los aumentos de costos que llegan a mitad de año antes de que pueda ajustar el precio. Con el número en mano, redondéelo a una tarifa que pueda explicarle a una familia en una frase.

Cada número de abajo es un marcador para mostrar el cálculo. Ninguno es una tarifa de mercado.

Ahora reemplace cada fila con sus propias cifras, tomadas de sus registros de nómina y de las tablas oficiales. Si en Canadá corresponde cobrar GST/HST por un servicio, va encima de esta tarifa, en su propia línea de la factura.

Depende de quién paga. La hoja informativa GI-166 de la CRA (se abre en una pestaña nueva) define un servicio de cuidado en el hogar como un servicio doméstico o de cuidado personal (baño, alimentación, ayuda para vestirse o tomar medicamentos, limpieza, lavandería, preparación de comidas, entre otros) para alguien que necesita ayuda por edad, enfermedad o discapacidad.

• Está exento solo cuando lo paga un gobierno, un municipio o una organización que administra un programa gubernamental o municipal. Ser elegible para recibir fondos no basta.
• El cuidado adicional que un cliente compra por su cuenta también está exento mientras recibe al mismo tiempo un servicio de cuidado en el hogar con fondos públicos. Cuando ese financiamiento termina, el servicio que paga de su bolsillo deja de estar exento.
• El cuidado pagado por completo del bolsillo del cliente, en general, no está exento.
• Los servicios de enfermería pueden quedar bajo otra exención distinta.

La inscripción tiene su propio umbral. Según la guía RC4022 de la CRA (se abre en una pestaña nueva), usted deja de ser un pequeño proveedor cuando sus ingresos gravables superan $30,000 en un solo trimestre calendario (se inscribe desde la venta que lo lleva por encima del umbral) o en cuatro trimestres calendario consecutivos (al final del mes siguiente a ese trimestre). Para los organismos de servicio público, el umbral es de $50,000.

Una tarifa solo se sostiene si el acuerdo con el cliente dice cómo se aplica. Ponga estas reglas por escrito antes de la primera visita.

La paga de feriados en Canadá, provincia por provincia

• Ontario (se abre en una pestaña nueva) tiene nueve feriados públicos. Un miembro del personal que acepta por escrito o por medios electrónicos trabajar uno recibe su salario normal más un día libre sustituto con paga de feriado, o la paga de feriado más un pago adicional de 1.5 veces su tarifa normal por las horas trabajadas.
• Columbia Británica (se abre en una pestaña nueva) paga los feriados oficiales con el salario de un día promedio, trabaje el empleado o tome el día libre.
• Alberta (se abre en una pestaña nueva): cuando un empleado elegible trabaja un feriado que es día laboral habitual, el empleador paga 1.5 veces la tarifa normal por las horas trabajadas más el salario diario promedio, o le da un día libre futuro pagado con el salario diario promedio. Para ser elegible se necesitan al menos 30 días de trabajo con el mismo empleador en los 12 meses previos al feriado.

Base la tarifa de feriados en lo que ese día le cuesta realmente según las reglas de su provincia o estado, no en un multiplicador que vio en otro lado.

Cancelaciones y aumentos de tarifa

Para las cancelaciones, defina el plazo de aviso, si una cancelación tardía se cobra y si al miembro del personal se le paga igual el turno. Cuando suba la tarifa a clientes actuales, avise por escrito y diga qué costo cambió: las nuevas cifras de nómina del año, una nueva tasa de compensación laboral o un aumento de salario. Las familias aceptan mejor una razón que un número solo.

El cálculo de la proporción facturable necesita las horas pagadas y las facturadas lado a lado. CareKindle saca ambas de las mismas visitas verificadas.

• Nómina: las hojas de tiempo salen de las visitas verificadas, calculadas con el mismo tiempo programado que la factura. Cada miembro del personal tiene su tabla de tarifas de pago por código de servicio, con su historial, y un turno o un cliente puede tener su propia tarifa de pago.
• Facturación: cada cliente puede tener su propia tarifa por servicio, por hora o fija por visita, con el impuesto correcto en cada línea (impuesto estatal sobre las ventas en Estados Unidos, GST/HST por provincia en Canadá, o su propia tasa y nombre).
• Programación: reasigne o cancele un turno desde el mismo menú de clic derecho; una cancelación puede llevar un cargo por aviso tardío.
• Verificación de visitas: marcación de entrada y salida con GPS en la app del personal, para que el tiempo facturado y el pagado salgan de la misma visita.