Horarios de atención domiciliaria sin reservas dobles: una rutina semanal

La mayor parte de una semana de atención domiciliaria se repite. Un cliente que recibe ayuda con el desayuno y recordatorios de medicamentos cada día hábil a las 8:30 no tiene por qué capturarse de nuevo cada domingo por la noche. Cree las visitas habituales una vez y genere la semana a partir de ellas.

• Parta de lo que se acordó con cada cliente: el servicio, los días, los horarios, la duración de la visita y cualquier credencial que el servicio requiera, por ejemplo una enfermera para una visita de enfermería.
• Convierta cada visita habitual en una serie recurrente en lugar de volver a capturarla cada semana.
• Asigne a cada serie un miembro del personal fijo cuando pueda. Los clientes y sus familias notan cuando siempre llega la misma persona.
• Lleve una lista de no enviar: las personas que no deben ir con un cliente determinado, anotadas donde quien programa las vea en el momento de asignar.
• Decida por adelantado cómo maneja una serie las excepciones, como un día feriado, una hospitalización o un cliente que se ausenta una semana. Pause o cancele las fechas afectadas en lugar de borrar la serie y rehacerla después.

Cuando se genere la semana siguiente, revísela antes de confiar en ella. Una visita generada sin nadie asignado es un turno abierto. Publíquela para cubrirla ahora, en lugar de descubrirla el jueves.

Mire la semana por miembro del personal, lado a lado. La vista por cliente le dice que cada visita tiene un nombre. No le dice que el mismo nombre aparece en dos visitas a las 10. Los solapamientos solo se ven en la línea del propio miembro del personal.

Después haga cinco revisiones en cada asignación (las cinco primeras filas de abajo) y dos más sobre la semana completa de cada persona.

Sobre los traslados: una distancia en línea recta es solo una referencia. Las calles dan vueltas, los puentes se atascan a las 4 de la tarde, y en algunos edificios se tarda cinco minutos del vestíbulo a la puerta correcta. Calcule el trayecto real entre direcciones consecutivas a esa hora del día y deje un margen acorde. Ningún número fijo de minutos sirve para todas las rutas, así que desconfíe de escribir uno en una política.

La revisión de credenciales solo es tan buena como sus registros. Si las fechas de vencimiento viven en un archivero, la revisión se salta. Nuestro artículo sobre incorporación del personal y seguimiento de credenciales explica cómo mantenerlas al día.

Las normas laborales fijan un descanso mínimo para los empleados, y pesan más el día en que cubre una ausencia alargando la jornada de alguien. La tabla resume cuatro provincias de Canadá según sus páginas oficiales, que aparecen en las fuentes.

Cada provincia excluye algunos puestos o sectores, o les aplica reglas especiales. Columbia Británica, por ejemplo, excluye de sus reglas de horas de trabajo y horas extra a los trabajadores de apoyo domiciliario que viven en el domicilio, a los asistentes nocturnos y a los trabajadores de cuidado residencial, mientras realizan ese trabajo. Por eso conviene confirmar qué reglas cubren cada puesto que programa, y si un convenio colectivo las cambia.

Lea la fila de Quebec por lo que es. La CNESST describe cuándo un trabajador puede rechazar horas extra, con excepciones, entre ellas cuando negarse pondría en peligro la vida, la salud o la seguridad de otras personas. No es una regla general que obligue a publicar los horarios con cinco días de anticipación.

Si también programa en Estados Unidos

El Departamento de Trabajo de EE. UU. (se abre en una pestaña nueva) indica que, para los trabajadores de atención directa empleados por una agencia, el traslado entre clientes durante la jornada es tiempo trabajado, y la agencia es responsable de pagarlo. El trayecto habitual de la casa al trabajo y de regreso no es tiempo de trabajo. Un margen de traslado muy justo es, entonces, un asunto de nómina además de puntualidad.

Para los servicios de cuidado personal y de salud en el hogar financiados por Medicaid, la ley federal exige a los estados usar la verificación electrónica de visitas (EVV). Cada visita se verifica con seis datos: el tipo de servicio, la persona que lo recibe, la fecha, el lugar, la persona que lo presta y la hora de inicio y de fin (boletín de los CMS del 16 de mayo de 2018 (se abre en una pestaña nueva)). Un horario que refleja lo que de verdad pasa hace que la visita verificada sea fácil de cotejar.

Publique una visita en cuanto sepa que no tiene a nadie. Un turno abierto publicado el martes para el sábado tiene cuatro días para encontrar quien lo tome. El mismo turno descubierto el sábado por la mañana tiene, con suerte, unas pocas horas.

Redacte la publicación para que un miembro del personal pueda decidir rápido: la fecha, la hora de inicio y la duración, la zona o el barrio, el tipo de servicio y cualquier credencial necesaria. Deje fuera los datos de salud del cliente. Quien tome el turno verá el plan de cuidado, y nadie más lo necesita.

Luego elija una forma de cubrir los turnos y manténgala.

• La primera persona calificada que lo reclama se lo queda. Es rápido, y justo cuando cualquier persona calificada le sirve al cliente.
• El personal lo solicita y la oficina elige. Es más lento, pero mejor cuando la continuidad o la combinación adecuada de habilidades importa para ese cliente.

Cuando cubra un turno usted mismo, haga una lista corta de personas libres a esa hora, calificadas para el servicio y más cercanas al cliente. Después confirme que el traslado desde su visita anterior realmente funciona.

Lleve un conteo al día de las visitas abiertas de la semana y redúzcalo cada día. Cuando alguien tome un turno, regístrelo en el propio horario, para que el teléfono del miembro del personal, el expediente del cliente y la nómina coincidan.

Las ausencias de último momento van a pasar. Lo que ayuda es hacer lo mismo en el mismo orden cada vez, para que quien conteste el teléfono a las 6 de la mañana no tenga que improvisar.

1. 1

   Registre la ausencia

   Anote quién llamó, qué visitas se ven afectadas y la hora de la llamada.

2. 2

   Revise lo que la visita necesita

   El servicio, las credenciales, las preferencias del cliente y la lista de no enviar.

3. 3

   Encuentre quién puede ir

   Alguien libre a esa hora, calificado y cercano, cuya siguiente visita siga funcionando con el traslado adicional.

4. 4

   Revise el descanso y las horas antes de alargar una jornada

   Por ejemplo, el descanso entre turnos en Ontario y Columbia Británica, o las 24 horas de aviso por escrito que exige Alberta para pasar a alguien de un turno a otro. En Quebec, un trabajador puede rechazar horas adicionales en algunos casos, como más de 2 horas por encima de su jornada habitual.

5. 5

   Ofrézcalo o publíquelo

   Llame directamente a la persona más adecuada, o publíquelo como turno abierto si varias personas podrían tomarlo.

6. 6

   Avise al cliente

   Dígale al cliente o a la familia quién va a ir, o que la hora cambió.

7. 7

   Actualice el horario

   Haga que el registro coincida con lo que realmente pasa, para que la verificación, la facturación y la nómina cuadren después.

Algunas mañanas nadie puede ir. Acuerde un plan alternativo con cada cliente antes de que llegue ese día: una visita más corta, una hora más tarde o un familiar que cubra. Anótelo en el expediente del cliente y regístrelo cuando lo use.

Para necesitar esta rutina menos seguido, tenga una lista corta del personal que quiere más horas, mantenga al día la disponibilidad de todos y deje algo de holgura en la semana en lugar de llenar cada minuto.

Imprímala, o péguela junto a la pantalla donde arma el horario.

La planificación de CareKindle sigue la misma rutina:

• Un tablero semanal por miembro del personal, lado a lado, con el calendario mensual y la cronología del personal a un clic. En el calendario mensual, los turnos sin asignar aparecen en rojo al principio de su día.
• Solapamientos y reservas dobles señalados al instante mientras asigna, y una cola de conflictos que muestra las reservas dobles que bloquean, los turnos fuera de la disponibilidad de un miembro del personal y las advertencias de horas extra, cada uno con su motivo.
• Plantillas recurrentes en todos los planes. Las visitas generadas más tarde desde una plantilla no se publican automáticamente en el tablero de turnos abiertos, así que publique las que necesiten cobertura.
• Un tablero de turnos abiertos donde el personal reclama las visitas que usted publica o, si activa la aprobación de la oficina, las solicita para que usted elija.
• Un selector que muestra primero al personal libre a esa hora, del más cercano al más lejano, con la distancia en línea recta desde el cliente junto a cada nombre. El trayecto lo sigue juzgando usted.
• Una lista de no enviar por miembro del personal, que el horario aplica en cada vía de entrada, y reglas de credenciales opcionales que rechazan o señalan la reserva de alguien que no está habilitado para el turno.

Cuando la semana sale, el personal marca entrada y salida por GPS desde la app de CareKindle para Android o desde el navegador de cualquier teléfono (verificación de visitas), y las visitas verificadas pasan a la facturación y a la nómina sin volver a capturarlas.

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