Fonction · Horaires
Bâtissez la semaine sans jamais réserver deux fois la même personne.
Les conflits ressortent pendant que vous bâtissez, et tout ce qui attend encore quelqu’un patiente sur le tableau des quarts à combler, pas dans votre tête. Toute la semaine, par intervenant, d’un coup d’œil.
D’une semaine vierge à un horaire publié.
Les mêmes quatre gestes chaque semaine, à un seul endroit plutôt que dans un tableur et votre mémoire.
Bâtir la semaine
Disposez la semaine prochaine sur un tableau qui montre la semaine de chaque intervenant côte à côte.
Signaler les conflits
Chevauchements et doubles réservations sont signalés sur place dès que vous assignez une visite.
Publier les quarts à combler
Chaque visite qui attend encore quelqu’un aboutit sur le tableau des quarts à combler, le compte tenu à jour.
Publier sans accroc
Réglez les signalements, publiez la semaine, et les visites vérifiées alimentent la facturation et la paie.
Toute la semaine, par intervenant, d’un coup d’œil.
Bâtissez la semaine prochaine sur un tableau qui montre la semaine de chaque intervenant côte à côte. Les conflits et les chevauchements sont signalés sur place dès l’assignation, pour qu’une double réservation n’atteigne jamais le téléphone de personne.
- Conflits et chevauchements signalés sur place pendant l’assignation.
- Toute la semaine, par intervenant, d’un coup d’œil.
- Quarts à pourvoir comptés, prêts à publier sur le tableau des quarts à combler.
- Intervenants listés du plus proche au plus loin, la distance depuis ce client à côté de chaque nom.
- S’ouvre sur un calendrier mensuel de tous les quarts, la chronologie par intervenant et la liste à un clic.
- Cherchez un client ou un intervenant et le tableau se limite à ses visites.
- Faites un clic droit sur un quart pour le copier, puis cliquez un autre jour pour y déposer la copie — un clic l’annule.
- Réassignez ou annulez un quart depuis le même clic droit — le sélecteur classe les intervenants du plus proche au plus loin, et une annulation peut porter des frais de retard.
- Une liste « ne pas envoyer » par intervenant que l’horaire applique sur chaque chemin qui y mène — pas un avertissement qu’un planificateur fatigué peut ignorer d’un clic.
Tout ce qu’il faut pour que la semaine se mette en place.
Les quarts à combler patientent sur un tableau, pas dans votre tête.
Chaque visite qui attend encore quelqu’un aboutit sur le tableau des quarts à combler, le compte tenu à jour. Comblez-la à partir des personnes qui peuvent réellement la prendre et voyez le compte des quarts ouverts diminuer.
Chaque conflit est nommé avant la publication.
Ouvrez une visite et l’horaire vous montre exactement ce qui cloche — un chevauchement, un trou, un intervenant déjà réservé — nommé en langage clair, pour que vous le corrigiez avant que la semaine sorte.
Voyez qui est près de qui avant d’affecter une visite.
Carte place vos clients actifs sur une même carte, avec les épingles des intervenants pour les propriétaires et les administrateurs. Choisissez un client et les intervenants les plus proches reviennent avec la distance jusqu’à chacun, quel que soit votre rôle. Les distances sont à vol d’oiseau, à partir de l’adresse au dossier — et lorsque le géocodeur n’a pu situer que la rue plutôt que le bâtiment, la carte le dit : l’épingle reçoit un halo et la distance est arrondie au kilomètre près, au lieu de faire croire à une précision qu’elle n’a pas. Les personnes dont l’adresse n’est pas encore sur la carte sont comptées plutôt que retirées en silence : un trou se lit comme une donnée manquante, pas comme un quartier vide. Le choix d’un intervenant sur une visite fonctionne pareil : les plus proches d’abord, la distance à côté du nom, et aucune parenthèse là où la distance n’est pas encore connue.
Un manque d’accréditation est nommé, pas découvert plus tard.
Vous décidez des accréditations exigées par chaque code de service et par chaque rôle d’intervenant, et les deux listes se combinent. L’évaluation se fait par rapport à l’heure de début prévue de la visite : un document qui sera périmé d’ici là compte comme manquant dès aujourd’hui. Affecter un intervenant depuis la fiche de la visite est refusé, tout comme ajouter ou déplacer un quart pour lui, tout comme un intervenant qui réclame un quart pour lequel il n’est pas habilité. Dans une fenêtre de saisie, le refus s’accompagne d’une case à cocher : un coordonnateur qui le veut vraiment peut quand même réserver le quart, et sa décision est consignée. Sur les chemins sans personne devant l’écran, comme publier une série récurrente ou importer un tableur, le manque est inscrit sur la visite comme conflit bloquant, qu’un coordonnateur doit régler avant que la semaine sorte. Rien n’est exigé tant que vous ne l’avez pas décidé.
Publiez une fois, et la semaine sort sans accroc.
Réglez les signalements sur le tableau, publiez en toute confiance, et les visites vérifiées alimentent directement la facturation et la paie, sans ressaisir deux fois la même semaine. Une visite que la minuterie a marquée manquée à tort peut être rouverte : elle redevient Planifiée, les rappels et les alertes se réarment, et la réouverture est consignée.
L’horaire que vous bâtissez arrive dans la journée d’une vraie personne.
Chaque semaine publiée sans accroc devient quelqu’un qui se présente, sans hâte et à l’heure, pour une visite qui compte. Le tableau se charge des soucis pour que l’intervenant n’ait pas à le faire.
Une double réservation n’atteint jamais le téléphone de personne.
Les conflits sont attrapés sur le tableau pendant que vous bâtissez, pour que l’horaire qui sort soit l’horaire qui tient.
Fonctionne avec
- Vérification des visitesPointage GPS à l’arrivée et au départ ; tout écart atterrit dans une file qu’une personne révise.
- Facturation et réclamationsDes factures issues des visites vérifiées, la bonne taxe pour votre région sur chacune, des livres qui s’exportent.
- PaieDes feuilles de temps issues des visites vérifiées, au même montant que la facture — un seul chiffre, jamais deux.
Confiez votre prochain lundi à CareKindle.
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